Datenschutzhinweise des Testverein Mailversand

1 Verantwortlicher

Verantwortlich ist der Testverein Mailversand, , vertreten durch den Vorstand, E-Mail t4@roger-schlegel.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen nicht vorliegen.

2 Wie wir arbeiten

Unser Vorstand bearbeitet Förderanträge, fasst Beschlüsse, stimmt Termine ab und verschickt Rundmails über die Plattform e.V.-Vorstand. Betreiber der Plattform ist Roger Schlegel, RSC2 Coaching Consulting, Im Mühlahl 6
61203 Reichelsheim (Wetterau); er verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO) und setzt dafür die Hetzner Online GmbH (Server, Deutschland) und die IONOS SE (E-Mail, Deutschland) ein. Die Daten werden in Deutschland gespeichert. Die Datenschutzerklärung der Plattform für technische Abläufe (Server-Protokolle, Cookies, Sicherheit) finden Sie unter https://www.ev-vorstand.de/datenschutz.

3 Wenn Sie einen Förderantrag stellen

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre (dienstliche) E-Mail-Adresse, den Inhalt des Antrags mit Anhängen, den beantragten Betrag und die weitere Korrespondenz zum Antrag. Zweck ist die Prüfung und Entscheidung über den Antrag, die Auszahlung und der Nachweis der satzungsgemäßen Mittelverwendung gegenüber Kassenprüfung und Finanzamt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihres Antrags), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse an geordneter Vorstandsarbeit und Mittelverwendung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Aufbewahrung.

Nach dem Absenden erhalten Sie eine E-Mail mit Bestätigungslink; erst danach sehen die Vorstandsmitglieder den Antrag. Unbestätigte Einreichungen werden nach sieben Tagen gelöscht. Bitte nennen Sie in Anträgen keine Namen von Schülerinnen und Schülern und keine Gesundheits- oder Sozialdaten; beschreiben Sie den Bedarf allgemein.

Zugriff auf Ihren Antrag haben die Vorstandsmitglieder und der Kassenwart; über die Entscheidung informieren wir Sie per E-Mail. Anträge, Beschlüsse und Zahlungsnachweise bewahren wir zwölf Jahre nach Abschluss des Vorgangs auf und löschen sie dann.

Lesen wir einen Antrag über „Neuer Vorgang“ in die Plattform ein, etwa aus einer E-Mail oder einem PDF, wird er automatisch durch einen KI-Dienst der Anthropic, PBC (USA) ausgewertet, um die Angaben in unser Bearbeitungsformular zu übernehmen; ein Vorstandsmitglied prüft das Ergebnis, eine automatische Entscheidung findet nicht statt. Grundlage der Übermittlung sind EU-Standardvertragsklauseln; der Dienst nutzt die Inhalte vertraglich nicht zum Training. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4 Wenn Sie Mitglied des Vorstands sind

Für Ihr Konto verarbeiten wir Name, E-Mail, Passwort (verschlüsselt), Rolle und den Zeitraum Ihrer Stimmberechtigung. Abstimmungen sind offen: Ihre Stimme und Ihre Anmerkungen sind für alle Vorstandsmitglieder mit Namen sichtbar und werden mit dem Beschluss zwölf Jahre archiviert, auch nach Ihrem Ausscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Ihr Vorstandsamt nach Satzung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Nachweisführung. Anmeldeversuche werden aus Sicherheitsgründen 90 Tage gespeichert; Änderungen an Ihrem Konto stehen im Verlauf des Vereins. Beim Ausscheiden wird Ihr Konto deaktiviert; Ihre dokumentierten Stimmen bleiben Teil der Beschlussakte.

5 Wenn Sie zu einer Terminfindung eingeladen sind

Wir verarbeiten Name, E-Mail und Ihre Antworten zu Terminvorschlägen, um einen Termin zu finden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ihre Antworten sind für die anderen Eingeladenen sichtbar. Die Terminfindung wird mit allen Namen, E-Mail-Adressen und Antworten 90 Tage nach dem festgelegten Termin oder nach der Absage automatisch gelöscht, sonst 90 Tage nach dem letzten Terminvorschlag. Wir können sie auch früher löschen.

6 Wenn Sie Fördermittel erhalten oder Beschlussmitteilungen bekommen

Zahlungsempfänger werden mit Bezeichnung, Betrag, Datum und Förderkategorie in unserer Beschlussübersicht geführt (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO) und zwölf Jahre aufbewahrt. Mitteilungen über Beschlüsse versenden wir per E-Mail über die Plattform.

7 Wenn Sie Rundmails von uns erhalten

Einladungen zur Mitgliederversammlung und andere Rundmails an Mitglieder, Förderer und Partner verschicken wir über die Plattform. Für jeden Versand geben wir die Empfängeradressen neu ein; die Plattform speichert sie bis sechs Wochen nach dem Versand, damit wir nachsehen können, wem wir geschrieben haben, und führt keine Mitgliederliste. Kann eine Mail nicht zugestellt werden, erhalten wir Ihre Adresse mit dem Grund, damit wir unsere Liste prüfen können; in der Plattform wird sie danach gelöscht, spätestens nach sieben Tagen. Antworten an die Absenderadresse leitet die Plattform an uns weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft nach unserer Satzung), für Förderer und Partner Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, über die Vereinsarbeit zu informieren). Unsere Mitgliederliste führen wir außerhalb der Plattform.

8 Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenden Sie sich an t4@roger-schlegel.de. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; für uns zuständig ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden.

Stand: 21.10.2026